Žiadosti o poskytnutie nenávratného finančného prostriedku (NFP) v rámci ROP žiadatelia predkladajú na základe vyhlásenia výzvy.

V zásade existujú dva typy výziev, ktoré sa líšia spôsobom prijímania projektov:

• časovo ohraničená, tzv. uzatvorená výzva,
• priebežná výzva.

Oba tieto systémy majú svoje komparatívne výhody, ako aj nevýhody. Pri výbere jednej z metód treba zvážiť viacero faktorov, napríklad charakter opatrenia, dĺžku programového obdobia, predpokladaný počet projektov, výšku disponibilných finančných zdrojov a podobne. Tieto dva základné typy majú množstvo modifikácií, ktoré môžu optimalizovať procesy v závislosti od špecifík jednotlivých opatrení.

Na rozdiel od programovacieho obdobia 2004 - 2006, keď boli napr. v rámci podopatrenia 3.1.1. Budovanie a rozvoj vzdelávacej infraštruktúry OPZI vyhlasované časovo ohraničené (uzatvorené) výzvy, Riadiaci orgán pre ROP na základe viacerých negatívnych skúseností z predchádzajúceho obdobia zvolil v súčasnosti systém tzv. priebežných výziev.

Dôvodom na výber priebežného systému boli tieto skúsenosti z využitia uzatvorených výziev:

• časovo ohraničené výzvy viedli k vysokej chybovosti predkladaných projektov, pretože žiadatelia boli nútení predložiť do stanoveného termínu uzávierky žiadosť často na úkor jej kvality,
• v posledných dňoch pred termínom uzávierky sa prijímali stovky projektov naraz, pričom žiadatelia museli stáť v rade takmer celý deň na predloženie projektu,
• formálnu kontrola (t.j. kontrola úplnosti dokumentácie) projektu vykonávali výlučne pracovníkci ministerstva, čo žiadatelia považovali za netransparentné (hocii šlo o kontrolu 4 očí),
• vzhľadom na veľké množstvo nárazovo prijatých žiadostí boli žiadosti často zamietané na základe formálnych nedostatkov, teda nie na základe posúdenia ich obsahovej kvality,
• hodnotiaci proces trval takmer 1 rok – žiadatelia museli čakať neúmerne dlho na výsledok schvaľovacieho procesu. V období jedného roka často došlo k zvýšeniu cien, čo viedlo k problémom pri implementácii (realizácii) projektov a k finančnému zaťaženiu žiadateľov.

Oproti uvedeným charakteristikám priebežný proces prijímania žiadostí o NFP umožňuje cyklické prijímanie projektov v tzv. hodnotiacich kolách  v určenom počte. Prednosti takéhoto spôsobu sú takéto:

• hodnotiace kolá sa konajú realizované priebežne každých 6 - 7 týždňov. Žiadatelia sú o termínoch prijímania žiadostí vopred informovaní a majú možnosť voľby, kedy budú predkladať žiadosť o NFP. Na rozdiel od časovo ohraničených výziev majú žiadatelia širší priestor na dôkladnú prípravu dokumentácie žiadosti a príloh. Môžu teda predložiť svoj projekt v čase, keď je úplne a kvalitne dopracovaný – to znamená, že tento systém zvyšuje kvalitu žiadostí,
• formálnu kontrolu je možno vykonať v prítomnosti žiadateľa, žiadateľ teda bude mať možnosť zúčastniť sa hodnotiacom procese svojej žiadosti, čo výrazne zvyšuje transparentnosť hodnotenia,
• priebežný spôsob umožňuje efektívnu klarifikáciu, to znamená, že v prípade zistenia formálnych nedostatkov žiadateľ dostane možnosť doplniť chýbajúce prílohy – tento systém teda kladie dôraz na kvalitu projektového zámeru pred jeho formálnou správnosťou,
• priebežný systém umožňuje skrátiť lehotu od podania projektu do oznámenia o jeho schválení, resp. neschválení, z jedného roka na 100 dní. Táto lehota umožňuje realizovať aktuálny projektový zámer, čím eliminuje problémy pri samotnej implementácii projektov,
• skrátenie lehoty na vyhodnotenie žiadosti priamo úmerne súvisí aj s čerpaním prostriedkov z EÚ, priebežný systém teda vytvára oveľa lepšie predpoklady na včasné čerpanie prostriedkov zo štrukturálnych fondov a dodržanie pravidla n+3.

Na základe analýzy doručených pripomienok bude Riadiaci orgán pre ROP v rámci možností, stanovených v riadiacich a programových dokumentoch, prispôsobovať systém predkladania projektov s cieľom vytvoriť žiadateľom vhodné podmienky na predkladanie žiadostí o poskytnutie nenávratného finančného príspevku. 

Riadiaci orgán pre ROP sa v prvom hodnotiacom kole výzvy na opatrenie 1.1 ROP stretol s vysokým záujmom o podanie žiadostí o NFP, vzhľadom na formálne nedostatky projektových zámerov však bola často využívaná nová služba pre žiadateľov – tzv. inštitút klarifikácie – t.j. v prípade zistenia formálnych nedostatkov žiadateľ dostal možnosť odstrániť formálne nedostatky do 7 dní. Takúto možnosť v rokoch 2004 - 2006 žiadatelia nemali.

Na základe doposiaľ predložených žiadostí o poskytnutie NFP Riadiaci orgán pre ROP operatívne aktualizuje na svojej internetovej stránke www.ropka.sk zoznam odpovedí na často kladené otázky a prehľad najčastejšie sa vyskytujúcich nedostatkov, aby si žiadatelia na základe týchto užitočných informácií mohli ešte pred podaním žiadosti dopracovať svoj projekt do požadovanej kvality.

Vyše 90 % žiadostí z prvého hodnotiaceho kola splnilo požadované formálne kritériá a postupuje do ďalšieho odborného hodnotenia. Oproti programovaciemu obdobiu 2004 - 2006, keď do ďalšieho hodnotenia postúpila menej ako polovica predložených žiadostí, ide o výrazné zlepšenie. Zároveň je to dôkaz, že priebežný systém prijímania projektov kladie dôraz na kvalitu projektov.

• Zapojenie regiónov do implementácie ROP
• Zoznamy prijímateľov v rámci ROP
• Výročné konferencie
• Zoznamy neschválených žiadostí v rámci ROP
• Príklady dobrej praxe